Praktisk långstidsförvaring

I den digitala tidsåldern är det allt viktigare att spara all information som vi dagligen producerar och konsumerar. Aldrig vet man när det där gamla avtalet eller mailet åter igen kan bli aktuellt. 

Fördelarna

De stora fördelarna med att hålla sitt arkiv digitalt är att hanteringen blir mycket mer praktisk. Sökning av filer blir inte längre att gräva igenom stora lådor med mappar och dokument utan istället att helt enkelt skriva in sökord för det man vill hitta. 

Risken för stora skador av till exempel brand blir även mindre då det digitalt är betydligt enklare att göra kopior på alla dokumenten och förvara dessa kopior externt så att inte också de skulle försvinna i eventuell brand eller vid stöld.

Digital säkerhet

Samma sak som gör att de digitala systemen blir väldigt behändiga och bra skapar även en risk i både ett kort och lite längre tidsperspektiv. 

Kortsiktigt så ger möjligheten att komma åt datan digitalt en betydligt större risk att någon kan ta sig in i datasystemet och felaktigt får ut data. För att förhindra detta på ett eget datasystem så krävs det att många och extremt kompetenta anställda som kan administrera och kontrollera tekniken. 

I ett mer långsiktigt perspektiv så krävs den digitala filförvaringen även regelbundna uppgraderingar för att inte formaten som datan lagras i skall bli föråldrade och oläsbara. 

Driva själv eller hyra in

När man väljer sitt system för e-arkiv så har man huvudskaligen två val. Vill man driva hela systemet själv med all den supportpersonal och de kostnader som det innebär eller väljer man att hyra in tjänsten. SaaS (Software as a Service) är ett mycket vanligt val i dessa situationer då man då kan få både support, drift, mjukvara och teknik för ett relativt billigt enhetspris som inte springer iväg om något skulle gå fel. 

En av de mest erfarna svenska leverantörerna för detta är MicroData som nu har flera årtionden av erfarenhet med arkivering. 

En stor fördel med att välja ett lite större och lite mer erfaret företag är även att de har många olika tilläggstjänster att välja mellan vilket kan göra upplevelsen betydligt mer komplett oavsett vilka behov man har.