Kassasystemet - Hjärtat i butikens ekonomi

Kassasystemet är antagligen den viktigaste fuktionen du har i din butik. Minut för minut, timme för timme och dag för dag registreras här kronor och ören. Är det dessutom anslutet till nätet så uppdateras kassan ständigt även där. Ett dåligt uppbyggt system kan i bästa fall endast orsaka irritation och extra arbete, i värsta fall kaos i bokföringen, längre avbrott eller till och med ett haveri där verksamheten blir stillastående.

Vad bör du tänka på? Bara för några tiotals år sen fanns det fortfarande butiker som använde de gamla charmiga kassaapparaterna med vev. Det moderna kassasystemet har inte många likheter med dem. Förutom att visa hur mycket kunden ska betala och säkert förvara pengar så är det uppkopplat mot internet och kommunicerar med affärssystem. Men alla dessa funktioner kostar, så för en nystartad verksamhet kan det här bli betungande utgifter. 

Kan jag köpa vilket system jag vill? Lagen har vissa krav på kassaregister som ditt kassasystem måste klara. T ex krävs en sk “Svart låda” från Skatteverket och att systemet uppfyller vad som står i tillverkardeklarationen. 

Så här säger lagen: ” Du som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste från och med den 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister. Detta har riksdagen beslutat om i lagen om kassaregister m.m. (2007:592). Syftet med lagen är att skydda seriösa företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens. Lagen innebär att Skatteverkets kontrollmöjligheter ökar. Det innebär att det blir svårare för oseriösa företag att undanhålla intäkter.

De kassaregister som har en tillverkardeklaration och som är anslutna till certifierade kontrollenheter uppfyller de lagstadgade kraven. Kontrollenheten som är ansluten till kassaregistret läser av de registreringar som sker i kassaregistret och skapar en kontrollkod. Du som företagare måste dessutom alltid erbjuda kunden ett kassakvitto!”

Som alltid är det vissa saker som är grundläggande, medan andra beror på din verksamhets unika förutsättningar.