Allt för en lyckad konferens

Är det dags för företaget att åka på konferens? Det finns många goda skäl för företaget att åka iväg på sammankomster – dels för att samla ny energi och inspiration i nya miljöer, men också för att få givande möten samt tid och möjlighet att komma varandra lite närmre som ett team. En konferens går ut på att blanda nytta med nöje och är oftast ett uppskattat inslag för medarbetarna som en variation från det dagliga företagsarbetet.

Det är väldigt lätt att planera för en lyckad konferens, och en av grundpelarna är att man startar planeringen i god tid samt att man sätter upp en budget för vad konferensen får kosta. Därefter kan det vara bra att exempelvis bestämma ett tema, ett mål, vilka aktiviteter som ska genomföras, hur länge konferensen ska pågå och, framförallt en plats för er att ha konferensen på. Det ska gärna finnas bra möteslokaler och bra aktiviteter, gärna på ett ställe där personalen är van vid konferenser och som effektivt kan styra upp såväl stora som små sammankomster. Det bör finnas tillgång till fika eller lunch och självklart vatten, frukt eller godis. Det är viktigt att alla håller sig alerta och att man tar små pauser ibland för att hålla intresset igång, det får inte bli för långrandigt. Det kan vara bra att byta miljö ett tag, det vill säga att ta tillvara på aktiviteterna på konferensstället, kanske få en guidad tur och röra på sig lite för att få ny energi till nästa pass. 

Vid tillfället för själva konferensen, är det viktigt att vara tydlig med att berätta för deltagarna varför ni gör detta och vad målet med konferensen är. På så vis kan ni enklare utvärdera i efterhand om konferensen var lyckad eller kunde varit bättre på vissa punkter, och vad ni i så fall kan tänka på till nästa gång. Ett tydligt mål gör också arbetet mer effektivt och inriktat på resultatet när alla vet vad som förväntas. Några bra parametrar är att komma i tid och att sluta mötet eller konferensen i tid, det gör det hela mer proffessionellt och välplanerat. Se gärna till att deltagarna får spendera tid i nya eller annorlunda konstellationer från vad de är vana vid eftersom det kan upplevas som utvecklande samt att bidra till positiv samarbetsförmåga. En konferens är ett utmärkt tillfälle till att skapa nya, framgångsrika team, och på så vis kunna komma tillbaka starkare än vad ni var innan ni åkte.